Jak wykazały badania, człowiek traci codziennie około godziny swojego czasu z powodu nieporządku – pewnie nie raz słyszałeś ten motywujący „horror”. Nie wspominając już o tym, że chaos po prostu działa ci na nerwy: wszystko wydaje się być pod ręką, ale ciągle musisz czegoś szukać. Utrzymanie miejsca pracy w czystości jest bardzo ważne, ale nie tak proste, jak się wydaje. Zadanie z pozoru proste, ale zawiodły nawet duże firmy, których kierownictwo ma obsesję na punkcie porządku i jest gotowe zainwestować w niego niemałe pieniądze.

Cele

Zanim zaczniesz oswajać chaos, który stworzyłeś, odpowiedz sobie na proste pytanie: dlaczego? Co chcesz w rezultacie osiągnąć?

Ideę doskonale sformułowała Marie Kondo: „Celem sprzątania jest powrót do naturalnego stanu spokoju.”

Sprzątamy nie dla czystości, ale dla wewnętrznej harmonii. W miejscu pracy osoba powinna być spokojna i wygodna. Czego potrzebujesz?

  • Czysta przestrzeń informacyjna.

Pracownicy biurowi mają tendencję do pracy z informacjami. Im większy i bardziej zróżnicowany przepływ informacji, tym trudniej człowiekowi wykonać powierzone mu zadanie. Dlatego pozostawienie wszystkich dokumentów roboczych na widoku lub powieszenie monitora z mnóstwem naklejek z przypomnieniami to nieskuteczna taktyka. To samo dotyczy wyskakujących powiadomień z komunikatorów internetowych lub e-maili.

  • Brak rzeczy, które przeszkadzają w koncentracji lub ograniczają ruch.

Po pierwsze, do pracy potrzebne jest wolne pole robocze. Jeśli aby podpisać dokument A4 musisz zwinąć się w kulkę i łokciem odpychać przeszkadzające przedmioty, to Twoje miejsce pracy wymaga reorganizacji.

Po drugie, personal nie powinien przeszkadzać pracownikowi. Ramki ze zdjęciami rodzinnymi i pamiątkami przywiezionymi z wakacji nie pozwalają w pełni się skoncentrować – to fakt. Nawet jeśli tego nie zauważamy, mózg nadal wychwytuje obrazy i wydaje zasoby na ich przetwarzanie, ponieważ rodzina i rekreacja to pojęcia z kategorii „Ważne”.

Od czego zacząć?

Jeśli po prostu przestawisz elementy na pulpicie, próbując je skutecznie pogrupować, na pewno stracisz tę notoryczną godzinę. Musisz działać inaczej.

Zadanie polega na całkowitym uwolnieniu i oczyszczeniu miejsca pracy. Twoje cele:

  • czystość przedmiotów;
  • wizualna czystość;
  • czystość pola informacyjnego.

Oznacza to, że najpierw musisz usunąć absolutnie wszystko ze stołu i szafki nocnej. Umieść rzeczy w dużym pudełku, na krześle obok stołu.

Teraz weź wilgotną szmatkę lub specjalne chusteczki i dokładnie wytrzyj monitor, klawiaturę, mysz, blat, szafkę nocną (wewnątrz i na zewnątrz).

Zalecane: Jak prać podkładkę pod mysz

Nie zapomnij postawić obok kosza na śmieci - wszystko, czego nie potrzebujesz, wleci do niego na etapie przygotowań.

Połóż wszystko na swoim miejscu

Najpierw monitor, klawiaturę i mysz odkładamy na stół. Ustaw je tak, aby ekran znajdował się 45-50 cm od oczu, a urządzenia wejściowe nie powodowały pochylenia się.

Teraz czas się zatrzymać i pomyśleć. Czego jeszcze potrzebujesz do pracy?

  • Biuro. Jeśli masz 10 długopisów, zatrzymaj jeden. Kilka ołówków i temperówka? Naostrz jeden ołówek i włóż temperówkę do szuflady szafki nocnej. Gumka do mazania? Jeśli go potrzebujesz, to jego miejsce znajduje się obok ołówka. Jednym słowem zostaw na stole całą papeterię, której używasz na co dzień, ale w jednym egzemplarzu. Mogą to być nożyczki, korektor w płynie, kolorowe mazaki, spinacze do papieru. Umieść je w szklance lub organizerze, a resztę w piórniku lub pudełeczku. Dodatkowymi przedmiotami zajmiemy się później.
  • Narzędzia. Urządzenia, które zajmują dużo miejsca, nie powinny być przechowywane na stole. Najprawdopodobniej nie używasz dziurkacza i stempli co godzinę - możesz je trzymać w szafce nocnej. Ale mały zszywacz nie zaszkodzi – zostawiamy go w organizerze na biurko. Miejsce na kalkulator ustalamy biorąc pod uwagę charakter pracy: jeśli jest używany stale, to warto trzymać go na biurku.
  • Telefon. Oczywiście w pobliżu powinien znajdować się środek komunikacji. Jeśli telefon jest stacjonarny, umieść go tak, aby po podniesieniu słuchawki kabel nie dotykał innych przedmiotów.
  • Pamiętnik, szybowiec. Magazyn z planem pracy zwykle umieszcza się w lewym rogu stołu – nie będzie tam przeszkadzał, ale zawsze będzie pod ręką.
  • Lampa. Jeśli potrzebujesz lampy stołowej, ustaw ją zgodnie ze swoimi cechami (dla praworęcznych - po lewej, dla leworęcznych - po prawej). Nie przyczepiaj do niej zbędnych przedmiotów!

Potem pozostaje zająć się przechowywaniem materiałów do pracy – a uporządkowanie rzeczy na stole można uznać za zakończone.

Reorganizacja stolika nocnego

W biurowym stoliku nocnym są zwykle trzy szuflady. Każdy z nich powinien służyć do przechowywania określonej kategorii przedmiotów.

Z górnej szuflady korzystamy częściej niż raz w tygodniu. Mogą to być:

  • drukuj,
  • dziurkacz,
  • nożyczki,
  • temperówka,
  • naklejki,
  • serwetki do wyposażenia biura,
  • spinacze.

Środkowa szuflada - zapasowe materiały i to co rzadko używane:

  • nowe artykuły papiernicze "w rezerwie" - notesy, naklejki, papier itp.;
  • zapasowe długopisy, ołówki i markery, które uprzątnęłaś ze stołu.

Podczas wypełniania drugiego pudełka będziesz musiał uporać się z przedmiotami, których nie można było znaleźć na stole w poprzednim etapie:

    Wyrzuć wszystkie zaschnięte długopisy i mazaki, „okrawki” ołówków, pobazgrane papiery i brudne gumki – na pewno już się nie przydadzą.
  1. Przybory biurowe włóż do piórnika lub małego pudełka (to ważne!) i wyślij do środkowego pudełka.

Dolna szuflada - prywatna:

  • papierowe chusteczki;
  • wilgotne chusteczki;
  • herbata, kawa, cukier;
  • kubek;
  • narkotyki;
  • kosmetyki.

Burza oburzenia może wybuchnąć wokół kubka: niewiele osób jest gotowych pogodzić się z jego brakiem na stole. Cóż, jeśli ci to nie przeszkadza, trzymaj go pod ręką, ale nie zapomnij o utrzymaniu go w czystości.

Analizuj dokumenty

Kierowanie do gazet to śliski temat, ponieważ trudno tu udzielić ogólnych porad. Wszystko zależy od tego, jak działa Twoja praca.

Podczas sortowania dokumentów należy pamiętać, że Twoim celem jest usprawnienie przepływów pracy.

Trzy najważniejsze wskazówki dla prawie każdego:

  • Kup organizer do swoich potrzeb. Dokumenty w każdym przypadku należy podzielić na grupy. Na przykład te wymagające natychmiastowej uwagi, niepilne, raportowe, archiwalne i te, które trzeba gdzieś wysłać.
  • Przechowuj dokumenty w pionie, a nie w stosach. Najlepiej używać teczek wielokolorowych i układać je w pionowym organizerze sekcyjnym tak, aby widoczne były „kolce”.
  • Ustaw „strefę buforową”. Organizując coś, trudno obejść się bez folderu „Różne”. Spraw sobie pudełko, kosz lub pudełko, w którym spadną wszystkie papiery lub przedmioty, których jeszcze nie rozgryzłeś. I ustal zasadę: rozbieraj to pudełko raz dziennie lub raz w tygodniu.

Nowy komputer

Nie zapomnij, że masz inny pulpit - na ekranie monitora.

  • Twórz wiele folderów i organizuj dokumenty elektroniczne w taki sam sposób, jak dokumenty papierowe. Nie zapomnij utworzyć folderu „bufor”.
  • Usuń skróty z pulpitu dla programów, których nie używasz.
  • Jeśli tapeta to zdjęcie osobiste, wiesz już, że to zły pomysł. Wybierz coś neutralnego, bez jaskrawych kolorów, mocnych kontrastów i gmatwaniny kształtów.
  • Zamknij niepotrzebne karty przeglądarki.

Nie przesadzaj

Pogrążając się w procesie przywracania porządku, nie powinniśmy zapominać, że fanatyczne podejście do tej kwestii nigdy się nie usprawiedliwiało. Firmy, w których kierownictwo ściśle kontroluje „sterylną” czystość miejsc pracy i brak rzeczy osobistych na stołach pracowników, nie wykazują imponujących wyników. Wręcz przeciwnie, wraz z wprowadzeniem takich nakazów produktywność pracowników biurowych spada o około 15%.

Psycholodzy zalecają znalezienie miejsca w miejscu pracy na przedmioty, które będą na Ciebie działały uspokajająco. Może to być roślina w małej doniczce, blat z motywacyjnym napisem, jakaś nie przesycona detalami figurka czy miękka poduszka na biurowym krześle. Najważniejsze jest, aby wybrać rzecz, która nie zwróci na siebie uwagi.

Żeby bałagan nie wrócił

Głównym sekretem przeciwstawiania się chaosowi w miejscu pracy jest wyrzucenie nadmiaru i nie zarastanie nowym. Czasami nie doceniamy ogromnego odsetka zasobów emocjonalnych związanych z przywiązaniem do bezużytecznych rzeczy.

Na jednym z amerykańskich uniwersytetów przeprowadzono ciekawe badanie. W grupie osób każdemu podano kubek i poproszono go o potrzymanie go przez chwilę w dłoniach. Wtedy ogłoszono, że puchary będą przedmiotem aukcji, w której wezmą udział badani. Eksperyment wykazał, że im dłużej osoba trzyma kubek w dłoniach, tym większą kwotę jest skłonna za niego zapłacić. I to pomimo tego, że wcześniej nie potrzebował kubka.

Utrzymywanie porządku powinno być procesem świadomym. Przeanalizuj to, co widzisz przed sobą i usuń rzeczy, które powodują chaos. Kiedy na koniec dnia wychodzisz z biura, rozejrzyj się wokół swojego biurka i zadaj sobie pytanie: co przeszkodzi mi w skupieniu się jutro?

Kategoria:

Czyszczenie i czyszczenie