Jak i gdzie przechowywać dokumenty w domu: zasady, pomysły i urządzenia

Sytuacji, w których korzystamy z polis ubezpieczeniowych, zaświadczeń, zaświadczeń jest wiele. Dlatego, aby mieć pod ręką niezbędne dokumenty, ludzie zmuszeni są do trzymania dokumentów w domu. Ale jak to zrobić poprawnie, żeby nic się nie zgubiło ani nie zepsuło?

Jakie dokumenty powinienem zachować?

Każdy współczesny człowiek ma mnóstwo papierów na każdą okazję. Ale nie każdy z nich jest wart zachowania.

Wymieńmy dokumenty, które musisz mieć w domu:

• Listę otwierają paszporty i inne dokumenty rodzinne. Na przykład testamenty, świadectwa.
• Zaświadczenia, pełnomocnictwa, rachunki i inne rzeczy związane z nieruchomościami i transportem.
• Dyplomy, świadectwa, zaświadczenia potwierdzające wykształcenie.
• Papiery związane z czynnościami zawodowymi: akta zatrudnienia, umowy, kontrakty.
• Wyniki ankiet, zasady i karty medyczne.
• Karty gwarancyjne, czeki na sprzęt AGD i meble.
• Dokumenty podatkowe.

Osobno możesz wybrać dokumenty elektroniczne lub same dane w formacie cyfrowym. Co do zasady odpowiadają one jednemu z powyższych punktów i również podlegają przechowywaniu.

Jak długo należy przechowywać dokumenty?

Dokumenty można podzielić według czasu przechowywania. Zależy to od okresu ważności poszczególnych skórek.

• Na stałe. Takie dokumenty powinny być zawsze pod ręką. Są to akty małżeństwa, metryki urodzenia, dyplomy potwierdzające wykształcenie, dane medyczne, informacje poświadczone notarialnie, testamenty, zaświadczenia emerytalne.
• Długoterminowe. Dokumenty na nieruchomości, samochód i drogie rzeczy. Obejmują one również profesjonalne dokumenty. Tutaj możesz również zdefiniować czeki, paragony. Jest to coś, co jest przechowywane wystarczająco długo i pozostaje aktualne przez określony czas.
• Krótkoterminowe. Informacje o usługach lekarzy, prawników, nauczycieli zaleca się przechowywać przez trzy lata. Umowy o świadczenie usług komunalnych i oświadczenia zakładają ten sam okres.
• Bezużyteczne. Możesz od razu wyrzucić niepotrzebne materiały edukacyjne, informacyjne, instrukcje do dokładnie przestudiowanych rzeczy, listy płac itp.

Oddzielnie można odnotować dokumenty opcjonalne, które jednak mają ogromne znaczenie dla ich właściciela. Należą do nich osobiste pamiętniki, notatki, fotografie i inne pamiątki. Zwykle takie rzeczy też są długo przechowywane.

W związku z tym wskazane jest wyrzucenie wszystkiego, co obecnie nie jest używane i nie przyda się w przyszłości. Aby zachować porządek, musisz regularnie czyścić swoje „kosze” i pozbywać się nagromadzonych śmieci, jednocześnie sortując naprawdę ważne dokumenty.

Wskazówki dotyczące przechowywania niezbędnych dokumentów

Z reguły większość gospodarstw domowych trzyma papiery w standardzie.

Po pierwsze, dokumenty są sortowane według kierunku: dom, praca, medycyna i inne.
1. Następnie są umieszczane w podpisanych teczkach, co na pewno nie pozwoli Ci się pogubić w papierach.
2. Otrzymane zestawy umieszczamy w osobnym pudełku lub woreczku. Nawiasem mówiąc, dla wygody partycje są często tworzone wewnątrz „kontenera”, aby zapobiec mieszaniu się folderów. Jednocześnie należy zadbać o to, aby miejsce przechowywania było niedostępne dla dzieci i zwierząt, ale zlokalizowane w sposób dogodny do użytku.

Często używane dokumenty osobiste należy przechowywać oddzielnie. Paszport, karta medyczna, NIP i zaświadczenie o emeryturze zmieszczą się ciasno w plastikowych torebkach zamykanych na suwak. Takie opakowania są hermetyczne i utrzymują zawartość w idealnym porządku, zapobiegając jej np. zamoczeniu.Jednocześnie dokumenty dotyczące zdrowia powinny być przechowywane w jak największym stopniu dostępnym - tak, aby nie tracić czasu, jeśli są pilnie potrzebne.

Dobrze jest mieć zawsze w domu kserokopie ważnych dokumentów. Są różne przypadki, a taka rezerwa może pomóc w nieprzewidzianej sytuacji.

Szczególnie ważne dokumenty można umieścić w sejfie. Współczesny rynek oferuje duży wybór magazynów, dzięki czemu każdy kupujący może wybrać coś odpowiedniego dla siebie. Tylko lepiej przechowywać dokumenty w sejfie, a nie w plastikowych teczkach - w przypadku pożaru materiał, z którego się składają, topi się szybciej niż papier.

Nietrywialne sposoby przechowywania dokumentów

Czy to brzmi nudno? Bez problemu! Są ciekawsze i wygodniejsze sposoby przechowywania dokumentów.

• • Tablica organizatora. Istnieje wiele opcji takiego urządzenia. W najprostszej postaci jest to panel, do którego za pomocą guzików mocowane są papiery. W bardziej rozbudowanych wersjach tablica może posiadać małe szufladki oraz zawieszki.

• • Mała komoda. Jest dokładnie taka sama jak zwykła komoda, ale znacznie mniejsza. Przechowywanie w nim dokumentów jest bardzo wygodne. Posortowane w różne przegródki, nigdy się nie zgubią! Szuflady w komodzie mogą mieć różne rozmiary: małe - na małe karteczki, duże - na rysunki.

• • Wiszące pudełko. Po prostu małe pudełko lub kosz przymocowany do ściany jak skrzynka pocztowa. W takiej rzeczy, znajdującej się w przedpokoju, wygodnie jest przechowywać wniesione listy i pokwitowania.

• • Kieszeń na koperty. Podobny do poprzedniej wersji, ale nie jest to pudełko, a koperta. Możesz przymocować go do stołu, lodówki, szafki. Umożliwia przechowywanie chwilowo potrzebnych dokumentów bez zajmowania cennego miejsca.

• • Kosz na śmieci. Nie, nie śmieci - specjalne, do przechowywania. Stoi na stole lub w szafce, może mieć kilka przegródek. Prosty, niedrogi, ale skuteczny sposób na przechowywanie dokumentów.

• • Często używane dokumenty można przechowywać w teczce. Posiada uchwyt do przenoszenia. Został zaprojektowany tak, aby znajdujące się w nim dokumenty nie były pomarszczone. Zwykle przeznaczony do papieru A4.W razie potrzeby, aby nie tracić czasu na szukanie potrzebnych skórek, możesz po prostu chwycić teczkę i biegać.

Korzystaj z technologii cyfrowych

Instrukcje dotyczące leków, urządzeń i sprzętu biurowego zajmują dużo miejsca. Dużo łatwiej jest przechowywać je w formie elektronicznej. Aby to zrobić, musisz znaleźć te same informacje w Internecie i porównać je z dostępnymi w materialnym źródle, aby upewnić się co do tożsamości. Możesz po prostu zrobić zdjęcie instrukcji i zapisać je w folderze na komputerze. Musisz tylko wybrać ostatni, aby go przypadkowo nie usunąć. Lepiej jest zapisać kolejną kopię wynikowych plików na nośniku zewnętrznym, takim jak karta pamięci, lub wysłać ją do magazynu w chmurze.

Na wszelki wypadek możesz zeskanować resztę dokumentów. Ale wtedy powinieneś zadbać o bezpieczeństwo systemu elektronicznego przed możliwym atakiem hakerów. Nikt nie lubi wycieku danych osobowych do internetu.

Nawiasem mówiąc, korzystanie z komputera lub telefonu komórkowego jest wygodne do śledzenia dat ważności papierów. Wystarczy wpisać niezbędne daty w „kalendarzu”, aby urządzenie elektroniczne powiadomiło o zakończeniu okresu ważności określonej skorupy. Potem pozostaje tylko pozbyć się niepotrzebnego papieru.

Być może główna zasada przechowywania dokumentów w domu brzmi prosto: uważna i systematyczna praca z domowymi papierami to gwarancja, że potrzebny dokument nie zostanie zgubiony w najważniejszym momencie.

Nie wszystkie dokumenty warto przechowywać. Ale jest wiele papierów, które każdy z nas powinien mieć przy sobie. Musisz trzymać je w bezpiecznych i odosobnionych, ale dość łatwo dostępnych miejscach. Możesz robić elektroniczne i zwykłe kopie dokumentów - prawdopodobnie się przydadzą. W każdym razie staranne przechowywanie i staranne sortowanie dokumentów pomoże zachować je w nienaruszonym stanie.